Privacy Policy

SARA B.V. (SARA, wij of ons) heeft een platform (SARA Platform) ontwikkeld dat met haar verschillende functionaliteiten ondersteuning kan bieden in de langdurige zorg (ouderen- en gehandicaptenzorg) het SARA Platform (hardware en software) wordt aangeboden aan zorginstellingen onder de naam ‘SARA-as-a-Service’.
Toepasselijkheid
Dit privacy statement is van toepassing op cliënten van een zorginstelling (Cliënten), naasten van Cliënten die een persoonlijk account hebben in de Connect App (zoals hieronder gedefinieerd) en medewerkers/vrijwilligers/stagiaires van een zorginstelling met een medewerker account in de Connect App of de Admin Tool (zoals hieronder gedefinieerd) (Gebruikers of u).

Meer specifiek bestaat het SARA Platform uit de volgende onderdelen:

Door middel van dit privacy statement geven wij u inzicht in de persoonsgegevens die wij verzamelen wanneer u het SARA Platform gebruikt, waarom wij deze persoonsgegevens verzamelen en wat wij met deze persoonsgegevens doen. Wij beogen u een zo breed mogelijk beeld te geven van de persoonsgegevens die wij (kunnen) verwerken.

Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt SARA ervoor dat uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Hierbij houdt SARA zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

Lees dit privacy statement goed door voordat u gebruikmaakt van het SARA Platform. Door gebruik te maken van het SARA Platform gaat u akkoord met de inhoud van dit privacy statement.

Bij gebruik van (een onderdeel van) het SARA Platform verwerkt SARA de persoonsgegevens voor de doeleinden en grondslagen zoals hieronder beschreven.

A. Grondslagen

SARA verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen die zijn opgenomen in de Europese privacywetgeving:

Onder gerechtvaardigde belangen verstaan wij onder andere: reclame, marketing, beveiliging, auditing, fraudeopsporing, (misdaad)preventie, (markt)onderzoek naar en analyse en verbetering van onze dienstverlening, intern beheer, juridische zaken en bedrijfshuishouding.

Hieronder is steeds per onderdeel van het SARA Platform aangegeven welke grondslag van toepassing is op een specifieke verwerking.

I. De persoonsgegevens die SARA verwerkt bij gebruik van het Platform in het algemeen, het doel daarvan en de grondslag

Informatieberichten: SARA kan contactgegevens (zoals hierboven gespecificeerd) van Gebruikers gebruiken om informatieberichten (geen marketingcommunicatie) te sturen. Grondslag 2. is van toepassing.

Testen en analyses en productontwikkeling: SARA gebruikt persoonsgegevens om te analyseren hoe geregistreerde Gebruikers het SARA platform gebruiken. Dit omvat ook het gebruik van de gegevens om fouten en storingen op te sporen, te verhelpen en het SARA platform verder door te ontwikkelen. Grondslag 4. is van toepassing.

Gegevensaggregatie: om de verwerking van uw persoonsgegevens tot een minimum te beperken kunnen wij persoonsgegevens samenvoegen of versleutelen om anonieme gegevens te creëren die vervolgens niet kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon. Grondslag 4. is van toepassing.

Naleving van (lokale) wetgeving: SARA kan, om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving, verplicht zijn om uw persoonsgegevens te verwerken voor andere doeleinden dan uiteengezet in dit privacy policy, bijvoorbeeld voor het doen van belastingaangifte, rechtshandhaving of in geval van een gerechtelijk bevel. Grondslag 3. is van toepassing.

Fraudeopsporing: SARA verwerkt uw persoonsgegevens voor fraudeopsporing en om fraude en misbruik te voorkomen. Als wij een redelijk vermoeden hebben van enige fraude, oplichting of criminele activiteit toerekenbaar aan een Gebruiker, of dit vaststellen, dan worden de persoonsgegevens van de desbetreffende Gebruiker verwerkt om te voorkomen dat deze Gebruiker in de toekomst nog gebruik kunnen maken van de App. Afhankelijk van de verwerking is grondslag 3. of 4. van toepassing.

Klantenservice: SARA kan uw persoonsgegevens verzamelen en delen om klantenservice te bieden. Wij kunnen bijvoorbeeld (schriftelijke) verzoeken verzamelen die door de klantenservice worden ontvangen en de gerelateerde antwoorden, samen met de andere contactgegevens (zoals hierboven gespecificeerd) en uw eventuele overige gegevens. Op deze manier kunnen wij beter reageren op vragen. Afhankelijk van de verwerking is grondslag 1. of 4. van toepassing.

Marketing: voor zover toegestaan onder toepasselijke wetgeving, kan SARA de contactgegevens van Gebruikers gebruiken voor marketingcommunicaties, zoals nieuwsbrieven. Gebruikers kunnen zich hiervoor op elk moment afmelden. De nieuwsbrief kan ook informatie en aanbiedingen van andere partijen bevatten. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden voor onze nieuwsbrief. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt, tenzij u daar expliciete toestemming voor heeft gegeven, niet aan derden verstrekt. Afhankelijk van de verwerking is grondslag 1. of 4. van toepassing.

II. De persoonsgegevens die SARA verwerkt bij gebruik van de App, het doel daarvan en de grondslag

Aanmaken account: voor het aanmaken van een account om de Connect App te gebruiken dient de Gebruiker: (i) zijn of haar contactgegevens (dit houdt in: voornaam, achternaam en e-mailadres); en (ii) wachtwoord te verstrekken. Vervolgens ontvangt de Gebruiker een persoonlijke code waarmee het account aan een Cliënt gekoppeld kan worden. Een Gebruiker die een verzorger is van een Cliënt, dient daarnaast ook nog de naam van de zorginstelling en de afdeling waar deze Gebruiker werkzaam is te verstrekken. Afhankelijk van de verwerking is grondslag 2. of 4. van toepassing. Verzorgers van Cliënten maken hier ook een persoonlijke PIN code aan om te kunnen inloggen in de Cliëntapplicatie.

Weergeven van Content: Door gebruik te maken van de Connect App kunnen Gebruikers Content uploaden. SARA zal deze vervolgens, in lijn met de instructies van de Gebruiker, weergeven op de Hardware. Deze Content kan persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld namen, afbeeldingen of stemmen van Gebruikers of Cliënten die in de Content zijn opgenomen. Het is belangrijk te weten dat de Content, inclusief de persoonsgegevens die erin zijn opgenomen, kan worden ingeschakeld door een Gebruiker die werkzaam is in een zorginstelling. Hiervoor dient die Gebruiker een persoonlijke pincode in te voeren op de hardware. Zodra de Content is ingeschakeld, kan deze worden waargenomen door alle personen die op dat moment aanwezig zijn op de plek in de zorginstelling waar de Hardware zich bevindt. Bijvoorbeeld wanneer foto’s of video’s worden getoond op de Hardware terwijl deze zich in een gemeenschappelijke ruimte bevindt. Wanneer een Gebruiker Content uploadt naar de Connect App, geeft de Gebruiker ons toestemming om deze Content, inclusief de persoonsgegevens die erin zijn opgenomen, te verwerken en te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van dit privacy statement. Grondslag 1. is van toepassing.

Gebruik en status van de Connect App: SARA verzamelt gegevens over het gebruik van de Connect App (bijvoorbeeld: het ter beschikking stellen van de Connect App, status van de Connect App en het verstrekken van informatie over wijzigingen omtrent de Connect App). Afhankelijk van de verwerking is grondslag 2. van toepassing.

III. De persoonsgegevens die SARA verwerkt bij gebruik van de Cliëntapplicatie, het doel daarvan en de grondslag

Gebruik en status van de Cliëntapplicatie: SARA verzamelt gegevens over het gebruik van de Cliëntapplicatie (bijvoorbeeld: het ter beschikking stellen van de Cliëntapplicatie, datum/tijdstip van gebruik van de Cliëntapplicatie voor welke Cliënt, gebruik van onderdelen van de Cliëntapplicatie (bijv. welke content/programma is afgespeeld), status van de Cliëntapplicatie (bijv. batterijstatus, wifi) en het verstrekken van informatie over wijzigingen omtrent de Cliëntapplicatie). Afhankelijk van de verwerking is grondslag 2. van toepassing.

IV. De persoonsgegevens die SARA verwerkt bij gebruik van de Admin Tool, het doel daarvan en de grondslag

Aanmaken account: voor het aanmaken van een account om de Admin Tool te gebruiken dient de medewerker van een zorginstelling: (i) zijn of haar contactgegevens te verstrekken. Dit houdt in: voornaam, achternaam, e-mailadres; (ii) wachtwoord te verstrekken. De Gebruiker dient daarnaast ook nog de volgende informatie te verstrekken: (i) naam van de zorginstelling waar deze Gebruiker werkzaam is; (ii) naam van de locatie van de zorginstelling waar deze Gebruiker werkzaam is; en (iii) naam van afdeling van de locatie van de zorginstelling waar deze Gebruiker werkzaam is. Afhankelijk van de verwerking is grondslag 2. of 4. van toepassing.

Aanmaken clientprofiel: voor het aanmaken van een clientprofiel dient de medewerker van een zorginstelling de volgende informatie over de cliënt te verstrekken: (i) de roepnaam van de Cliënt; (ii) email adres van de contactpersoon van de cliënt; (iii) naam van de afdeling van de zorginstelling van de cliënt; (iv) voorkeur voor content niveau (1, 2, of 3) van de Cliënt; (v) algemene interesses van de Cliënt; (vi) muzieksmaak van de cliënt; (vii) fysieke voorkeur (staande of zittende oefeningen) van de Cliënt; (viii) persoonlijke foto’s van de Cliënt; en (ix) audiovisueel materiaal van de Cliënt. Afhankelijk van de verwerking is grondslag 2. Of 4. van toepassing.

Gebruik en status van de Admin Tool: SARA verzamelt gegevens over het gebruik van de Admin Tool (bijvoorbeeld: het ter beschikking stellen van de Admin Tool, status van de Admin Tool en het verstrekken van informatie over wijzigingen omtrent de Admin Tool). Afhankelijk van de verwerking is grondslag 2. van toepassing.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan is toegestaan onder de toepasselijke wetgeving of wanneer wij van mening zijn dat het noodzakelijk en toegestaan is om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Na afmelding of verwijdering van uw account in het SARA Platform, worden uw accountgegevens nog gedurende een periode van maximaal 12 maanden bewaard. Dit geldt ook voor de persoonsgegevens in de Cliëntapplicatie.

Wanneer u vragen heeft over de bewaartermijn van uw persoonsgegevens, neemt u dan contact op via de contactgegevens hieronder.

Let op: u dient er rekening mee te houden dat SARA verzamelde gegevens (niet zijnde Content) te allen tijde in een geaggregeerde en anonieme vorm kan bewaren voor (markt)onderzoek, analyse en/of fraudebescherming. Grondslag 4. is in dit geval van toepassing.

In de gevallen zoals hieronder beschreven is het SARA toegestaan om uw persoonsgegevens te delen met derden.

Externe dienstverleners: Wij kunnen uw persoonsgegevens delen voor de doeleinden zoals opgenomen in dit privacy statement met externe dienstverleners als dat noodzakelijk is voor de terbeschikkingstelling van het SARA platform, zoals hosting, data-analyse en opslag, informatietechnologie en gerelateerde infrastructuur, klantenservice, diagnostiek, e-maillevering, auditing en marketing. Wij delen uw persoonsgegevens alleen met externe dienstverleners die voldoende waarborging bieden voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de verwerking is grondslag 2. of 4. van toepassing.

Bevoegde autoriteiten: Wij maken persoonsgegevens bekend aan autoriteiten belast met wetshandhaving en andere overheidsinstanties, voor zover wettelijk vereist of strikt noodzakelijk voor de preventie, opsporing of vervolging van strafbare feiten en fraude. Grondslag 4. is van toepassing.

Overdracht: Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden overdragen in het geval onze organisatie onderhavig is aan een fusie, overname, reorganisatie, verkoop van bedrijfsonderdelen of faillissement. Wij vragen, indien dit is vereist onder de toepasselijke wetgeving, vooraf uw toestemming. Grondslag 4. is van toepassing.

Indien bovenstaande organisaties worden aangemerkt als een verwerker onder de Europese privacywetgeving, dan sluiten wij met hen een verwerkersovereenkomst. Verwerking van uw persoonsgegevens vindt dan alleen plaats op onze instructie en onder onze verantwoordelijkheid.

Met uitzondering van de verwerking die hieronder is beschreven, verwerkt SARA alleen persoonsgegevens binnen Nederland. Als u informatie wilt over de doorgifte van uw persoonsgegevens naar het buitenland, dan kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens hieronder.

Het Platform wordt grotendeels beheerd en geëxploiteerd vanuit Frankfurt, Duitsland. Als er verder persoonsgegevens worden verstrekt aan een derde in het buitenland, dan gebeurt dit alleen naar een derde in een land dat volgens de Europese Commissie een voor persoonsgegevens passend beschermingsniveau biedt. Ontbreekt dit passend beschermingsniveau, dan zorgt SARA ervoor dat de wettelijk vereiste waarborgen worden geboden, zoals het sluiten van een EU-modelcontract.

Ten tijde van het opstellen van dit Privacy Policy worden uw persoonsgegevens verder alleen aan het buitenland doorgegeven in het kader van Mixpanel’s analyseprogramma dienstverlening vanuit Mixpanel, Inc. en haar dochter- en gelieerde ondernemingen, met inbegrip van Mixpanel International Inc., Mixpanel S.L., Mixpanel UK Limited en Mixpanel APAC Pte. Ltd., (Mixpanel). Hierover kunt u meer lezen in paragraaf 5. Met Mixpanel S.L. hebben is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Door het SARA Platform te gebruiken, of anderszins informatie aan ons te verstrekken, gaat u, indien van toepassing, akkoord met de overdracht van uw persoonsgegevens aan landen buiten Nederland.

Mixpanel: Wij gebruiken het Mixpanel analyseprogramma om statistieken en gebruiksgegevens van de Cliëntapplicatie en de hardware te verzamelen en te raadplegen. Dit omvat bijvoorbeeld de data over hoe lang en bij welke cliënt de Cliëntapplicatie is ingezet, maar ook apparaat informatie over de hardware. Er worden geen contactgegevens verzameld voor analysedoeleinden. Er zijn geen specifieke functies ingeschakeld voor het vastleggen van gebruikte persoonlijke gegevens (zoals demografische gegevens, gebruikers-ID’s, het repliceren van client-ID’s over apparaten, remarketingfuncties).

Mixpanel is verantwoordelijk voor deze service in Europa. Houd er rekening mee dat Mixpanel uw gegevens kan overdragen aan de Verenigde Staten, waar het Europese Hof van Justitie heeft bepaald dat er geen sprake is van een passend beschermingsniveau. Mixpanel verwijst naar de standaardcontractbepalingen (SCC) zoals vastgesteld door de Europese Commissie als basis voor de gegevensoverdracht naar de VS, die Mixpanel verplicht om te voldoen aan de Europese veiligheidsnormen bij het verwerken en opslaan van de gegevens.

Wij verwerken de door Mixpanel’s analyseprogramma verzamelde gegevens om de App te verbeteren op een manier waarbij u niet persoonlijk wordt geïdentificeerd. Grondslag 2. is van toepassing.

SARA probeert er alles aan te doen om uw persoonsgegevens te beschermen. Hiervoor maken wij gebruik van technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om de door ons beheerde persoonsgegevens te beschermen tegen manipulatie, verlies, vernietiging en toegang van onbevoegden. Meer specifiek past SARA de volgende veiligheidsmaatregelen toe:

Deze veiligheidsmaatregelen worden voortdurend verbeterd in lijn met de technologische ontwikkelingen. Verder wordt het SARA Platform continu geüpdatet met de laatste security updates.

U heeft op ieder moment het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Hiervoor kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens hieronder. Daarnaast is het mogelijk dat u zelf via uw accountomgeving bepaalde gegevens (waaronder Content) inziet, wist of wijzigt. Tenslotte wijzen wij u erop dat u op basis van de Europese privacywetgeving nog de volgende rechten heeft:

Indien er ondanks onze inspanningen om de juistheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, toch onjuistheden zijn opgeslagen, zullen wij deze op uw verzoek corrigeren of verwijderen.

SARA beseft hoe belangrijk het is om extra voorzorgsmaatregelen te treffen ter bescherming van de privacy en veiligheid van kinderen die (een onderdeel van) het SARA Platform (indirect) gebruiken (bijvoorbeeld doordat kinderen zichtbaar zijn in de Content). De wettelijk vertegenwoordigers van het kind moeten toestemming geven voor het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van de gegevens van het kind door SARA. Het verkrijgen van deze toestemming is de taak van de Gebruiker.

Indien blijkt dat SARA onrechtmatig persoonsgegevens heeft verzameld van een kind jonger dan 13 jaar (of de hiervoor in het desbetreffende rechtsgebied geldende leeftijd), zal SARA stappen ondernemen om deze gegevens zo spoedig mogelijk te verwijderen. De wettelijk vertegenwoordigers van het kind hebben dezelfde rechten zoals beschreven in paragraaf 6 (uw rechten).

SARA helpt u graag verder wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij vragen u in het geval van een klacht contact met ons op te nemen via onderstaande contactgegevens. Op grond van de Europese privacywetgeving heeft u ook het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken.

SARA behoudt zich het recht voor dit privacy statement te wijzigen. De meest actuele versie van dit privacy statement kunt u terugvinden in het SARA Platform of op de website www.sara-robotics.nl. Wij raden u aan om regelmatig te controleren of er een geüpdatete versie beschikbaar is.

Als u vragen heeft over dit privacy statement en/of de verwerking van uw persoonsgegevens door SARA, dan kunt u contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

SARA B.V.
Achtseweg Zuid 2215651 GW Eindhoven
Nederland
privacy@sara-robotics.com
www.sara-robotics.com

Functionarissen Gegevensbescherming. Hermans; en
D. Renders (extern)

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 20 Augustus 2024.

Wij gebruiken cookies. Daarmee analyseren we het gebruik van de website en verbeteren we het gebruiksgemak.

Details